Dans le secteur automobile comme dans tous les autres, et quelle que soit la taille de la structure, la gestion des stocks est une fonction clé de l’entreprise. Une politique de gestion des stocks intelligemment menée et optimisée va permettre à la société de réduire ses coûts. Encore faut-il utiliser les bons outils. Dans ce domaine, Excel montre rapidement ses limites.

Les enjeux de la politique de gestion de stocks sont nombreux.

Il s’agit d’éviter le surstockage qui coûte cher et d’éviter la rupture de stock qui peut détourner des clients de l’entreprise et désorganiser le système de production. Optimiser et rationaliser sa politique de stock sont donc des défis majeurs pour l’entreprise.

Ceci passe, notamment, par la sécurisation de sa chaîne d’approvisionnement, par une bonne transmission et partage de l’information et par le choix du bon outil de gestion. C’est à ce niveau que le bât peut blesser, car nombre d’entreprises optent pour Excel. Simple d’utilisation et rapide à mettre en place, sans coût supplémentaire, Excel s’est rapidement imposé. Pourtant,  il est indéniable qu’ Excel montre assez rapidement ses limites.

1. Difficulté de partage de l’information : L’une des limites les plus évidente est la difficulté à partager le contenu avec les autres ; même en lecture sur un réseau, il faut attendre que l’information soit actualisée par le propriétaire de la feuille pour qu’elle parvienne aux autres. Le problème se révèle encore plus délicat quand toutes les données ne doivent pas être visibles : S’engage alors un jeu de création d’un deuxième fichier, de suppression des lignes et des colonnes qui ne doivent pas être communiquées pour être envoyé par mail aux concernés, tout cela pour ne plus être d’actualité à la prochaine entrée ou sortie du stock.

2. Fiabilité des données, et traçabilité : Le partage d’un fichier excel entre les membres d’une équipe implique généralement la création de plusieurs fichiers parallèles, avec des informations mises à jour différemment des 2 côtés, chaque utilisateur ayant la conviction que sa version est bonne. 

Excel n’offrant aucune possibilité de tracer les données, impossible de savoir qui a utilisé le mauvais fichier, ou est venu supprimer des lignes sur le fichier partagé.

3. Manque d’interactivité : Via Excel, impossible de générer l’envoi de mails pour alerter, par exemple, d’un risque de rupture de stock.

4. Pas d’actualisation automatique : Un fichier Excel de gestion de stock n’est pas conçu pour interagir avec le système comptable, vous devez donc saisir chaque mouvement en stock : lors de l’entrée du véhicule, son transfert, son dédouanement, la gestion d’une avarie, sa livraison … aucune opération ne doit être négligée et doit être notée systématiquement au risque d’avoir une information erronée.

5. Une interface pas assez évoluée : L’utilisation d’excel implique en général une multiplication des colonnes et des feuilles de calcul, avec des difficultés de lecture et d’actualisation du tableau grandissantes avec le nombre de colonnes et de lignes. Il faut alors jouer sans cesse avec les filtres, les colonnes masquées, les tableaux croisés dynamiques pour afficher l’information voulue.

6. Une absence de sécurité : Il est certes possible d’ajouter un code dans le tableur Excel, mais il est difficile de sécuriser les données qui circulent.

7. Une absence de vision globale : De façon plus générale, il est difficile d’avoir avec Excel une vision globale en temps réel, les fichiers sont partagés entre les différents services. Le temps de récupérer chaque fichier et de les compiler pour avoir une vision complète, ceux-ci auront déjà évolués, l’information remontée est de ce fait toujours dépassée.

Bref, Excel possède des qualités, au premier rang desquelles sa simplicité et sa souplesse d’utilisation, mais il s’agit avant tout d’un bon outil de bureautique individuel et non d’une solution pour gérer et administrer des tâches complexes comme la gestion de stock, d’autant plus si l’entreprise souhaite que cette dernière soit rationalisée et optimisée.